Рассказывает Варвара Коробкина, эксперт качественного направления и фасилитатор в Spektr.
Несмотря на обилие теоретических знаний и результатов исследований, применение этих данных на практике зачастую осложняется из-за недостаточной коммуникации между исследователями и их заказчиками. Одним из инструментов, способных преодолеть этот разрыв, становятся воркшопы — интерактивные форматы работы, объединяющие теорию и практику.
В этой статье мы рассмотрим, как воркшопы помогают ускорить трансфер знаний, а также какие фреймворки помогают провести воркшоп эффективнее.
Воркшоп (групповая сессия) — это интерактивное командное мероприятие, направленное на совместное решение задач, обмен опытом, экспертизой и идеями. Воркшоп помогает команде синхронизироваться, сфокусировано решать поставленные задачи и учитывать точку зрения участников разного профиля — чтобы принять взвешенные и обоснованные для команды решения. В зависимости от задач, для которых команда собирается на воркшоп, можно выделить следующие виды групповых сессий:
Креативные: команда ищет новые оригинальные идеи для решения бизнес-задач (например, формирует концепцию маркетинговой кампании или ищет идеи новых продуктовых фичей и пр.);
Продуктовые: команда, основываясь на потребностях пользователей, разрабатывает концепцию нового продукта и собирает его прототип;
Стратегические: чаще проводятся в кругу менеджмента — так как ставят целью, исходя из стратегических задач бизнеса, рыночного контекста, ресурсов компании и пр., продумать подход к развитию продукта, бренда, команды.
Подготовка к воркшопу
Чтобы повысить эффективность воркшопа, важно осознанно к нему подготовиться:
- собрать ожидания стейкхолдеров по результату групповой работы, определить цели и задачи сессии;
- определить состав участников — оптимальный по количеству и необходимой экспертизе;
- составить программу встречи, которая включает в себя перечень заданий и упражнений, их длительность, формат и ожидаемый результат.
Если некачественно провести подготовку, появляется риск «потеряться» в обсуждениях, уйти с темы и не достичь поставленной задачи. В итоге ваш воркшоп может стать пустой тратой рабочего времени, а команда потеряет доверие к такому формату работы.
Роль фасилитатора
Правильно провести воркшоп команде помогает фасилитатор. Роль фасилитатора критически важна — он не просто руководит процессом, а создает условия для продуктивной работы.
В задачи фасилитатора входит:
- модерация обсуждения — помогает участникам следовать теме встречи и не отходить от нее;
- модерация спорных или конфликтных эпизодов между участниками — выступает в роли «третьей стороны», помогает оппонентам высказываться конструктивно и искать точки соприкосновения;
- создание «безопасной среды» для обсуждений и равномерное вовлечение всех участников — чтобы на решения влияли не только проактивно настроенные, но и «тихие игроки»;
- соблюдение тайминга воркшопа;
- адаптация программы в процессе воркшопа, если этого требуют обстоятельства и потребности группы;
- визуализация работы и структурирование обсуждений — чтобы наработки воркшопа были в доступе для группы в течение всей сессии.
Роль фасилитатора достаточно сложная: нужно постоянно балансировать между свободой участников и управлением групповой динамикой, между заранее продуманной структурой работы и гибким подходом на самой сессии. Фасилитатор также должен уметь найти подход к разным характерам и психотипам участников — и это проявление эмпатии требует больших эмоциональных ресурсов.
Фасилитатором может быть человек из команды (но тогда ему важно «соблюдать нейтралитет» на самой сессии) либо приглашенный специалист.
Фреймворк Double Diamond
За основу программы воркшопа часто берется фреймворк Double Diamond, разработанный в 2005 году Британским советом по дизайну. Изначально фреймворк был разработан для помощи дизайнерам, однако он применим и для структурирования групповой работы участников разного профиля.
Схема Double Diamond представляет собой два «ромба» (бриллианта), которые иллюстрируют типы мышления на каждом из этапов проработки решения.
Разберемся, что схематично изображает один «ромб»:
Ромб изображает количество информации и данных, которые есть в доступе команды для решения задачи в определенный момент сессии. Представим, что в начале нашей групповой работы команда стоит на крайней левой точке ромба — мы слабо погружены в ситуацию и пока не понимаем, как действовать для достижения цели.
Начиная сессию, мы двигаемся к центру ромба — расширяем контекст, ищем новые возможности, широко смотрим на ситуацию. Такое мышление называется дивергентным — оно предполагает отсутствие ограничений и критики, так как эти рамки останавливают поток мышления и мешают выйти из привычного понимания продукта или бизнес-задачи.
Переломная точка ромба — его центр: когда мы завершаем погружение, чтобы переходить к этапу фокусировки — сужения ромба.
В этом моменте необходимо переключиться на конвергентное мышление — оно направлено на принятие конкретных решений на основе фактов и аналитических выводов. «Просеивая» все полученные на предыдущем этапе данные, мы выявляем закономерности и определяем то, на чем конкретно необходимо сфокусироваться для дальнейшей проработки задачи. На этом моменте велика вероятность несогласия и споров внутри группы. Важно дать участникам высказаться и помочь зафиксировать точки несогласия — это как раз помогает услышать мнение разных экспертов и дает возможность сформулировать наиболее подходящее решение.
В крайней правой точке ромба команда получает решение, с которым согласны все участники — так мы завершаем цикл командной работы.
Double Diamond предполагает, что мы дважды проходим по схеме «ромба» — через дивергентное и затем конвергентное мышление. При этом в первом случае команда работает с проблемой, а во втором — с решением.
Организация воркшопа
(до 10 человек)
1 Этап. Старт и синхронизация команды
(10 мин.)
Приветствуем участников и переключаем их внимание на предстоящую работу.
Даем участникам время познакомиться между собой, если это требуется.
Даем участникам время познакомиться между собой, если это требуется.
Рекомендации:
- Показать цели и задачи воркшопа, тайминг (включая время перерывов, чтобы сформировать ожидания по длительности работы);
- Использовать айсбрейкеры — упражнения на формирование контакта между участниками и доверительной рабочей атмосферы. Самое простое — попросить участников представиться и поделиться ожиданиями от воркшопа.
2 Этап. Погружение в задачу и ее контекст
(60 мин.)
Максимально широко изучаем текущую ситуацию: в каком контексте мы находимся, какие возможности и ограничения он задает?
30 мин. — Проводим презентацию исследования;
30 мин. — Осваиваем результаты исследования: обсуждаем возникшие вопросы, дополняем результаты данными из других источников.
30 мин. — Проводим презентацию исследования;
30 мин. — Осваиваем результаты исследования: обсуждаем возникшие вопросы, дополняем результаты данными из других источников.
Рекомендации:
- Важно участие стейкхолдера, который, как правило, обладает стратегическим видением и понимает более широкий контекст.
3 этап. Фокусировка на ключевых аспектах задачи
(40 мин.)
Определяем суть проблемы, которую нужно решить в текущей ситуации — в чем конкретно заключается наш вызов?
10 мин. — Участники индивидуально записывают формулировки вызовов, с которыми предстоит работать команде для достижения своей цели. Записанные формулировки анонимно вывешиваются для последующего голосования;
10 мин. — Участники знакомятся с формулировками вызовов и отмечают те, с которыми наиболее согласны;
20 мин. — Команда обсуждает варианты и результаты голосования, принимает решение о том, какой вызов берет в дальнейшую работу на воркшопе.
Рекомендации:
- Важно услышать и сопоставить мнение участников разной экспертизы, чтобы прийти к формулировке вызова, с которой все будут согласны;
- В процессе обсуждения могут возникнуть разногласия по поводу вызовов. Важно зафиксировать все важные для команды вызовы и принять решение: прорабатывать их параллельно на одном воркшопе (это возможно, но требует усиленной модерации и умения участников быстро менять фокус) или отложить часть вызовов на последующие воркшопы.
Перерыв
(15 мин.)
4 этап. Погружение в решение — генерация идей
(20 мин.)
Нужно предложить большее количество концепций, отвечающих вызову: как мы можем действовать, чтобы получить максимум выгоды?
Участники предлагают свои идеи в формате индивидуальной работы или совместного брейншторма.
Участники предлагают свои идеи в формате индивидуальной работы или совместного брейншторма.
Рекомендации:
- Полезно использовать креативные методологии: ТРИЗ, латеральное мышление, дизайн-мышление, CRAFT, ТОС;
- Можно начать с индивидуальной генерации, а потом поделиться вариантами со всей командой;
- Важно безоценочно принимать любые идеи, так как задача этого этапа — сгенерировать максимальное количество вариантов;
- Нужно «обезвредить» критикующих участников (как правило, «реализаторы» идеи и сотрудники, отвечающие за ресурсы).
5 этап. Фокусировка — выбор наиболее подходящих идей
(40 мин.)
Демонстрируем критерии отбора решений и «просеиваем» идеи по этим критериям: какие из идей больше всего соответствуют поставленным критериям?
10 мин. — участники смотрят на критерии отбора идей;
20 мин. — команда оценивает все предлагаемые идеи;
10 мин. — команда смотрит на рейтинг идей, выбирает наиболее подходящую, фиксирует согласие команды с этой идеей.
Рекомендации:
- Как отбираем идеи: а) в формате голосования за ТОП-5/3/1; б) в формате матрицы соответствия критериям; в) единоличным решением стейкхолдера, которое он подробно и доходчиво обоснует перед командой (иначе команда столкнется с сопротивлением в процессе реализации идеи);
- Важно скрыть авторов идей — иначе это может повлиять на предвзятость при отборе.
6 этап. Доработка идей
(30 мин.)
Детализируем идеи и составляем план ее реализации: участники «докручивают» идею, составляют план работы по ней, фиксируют ответственных и необходимые ресурсы.
7 этап. Подведение итогов воркшопа и финиш
(20 мин.)
Ревью проделанной на воркшопе работы — еще раз обосновываем, почему получился такой результат. Даем информацию о последующих шагах. Собираем обратную связь от участников, обсуждаем впечатления от итогов и процесса работы.
Рекомендации:
- Чтобы проделанная работа не ушла «в стол», важно согласовать дедлайны договоренностей.
Подведем итоги:
- Воркшоп — формат групповой работы, который может способствовать переходу
- На воркшопе участники используют два вида мышления: дивергентное (расширяем контекст) и конвергентное (фокусируемся на главном);
- Оба вида мышления важны для принятия эффективных решений, важно уметь правильно их стимулировать и использовать;
- Универсальным фреймворком для проведения воркшопа является Double Diamond — схема из двух «ромбов» мышления: в первом ромбе работаем над проблемой, во втором — над решением;
- Как в любом формате групповой работы, важно не только подготовиться к нему заранее, но и правильно организовать.
Напоминаем, что Spektr проводит воркшопы, стратегические и креативные сессии. Если не хотите разбираться самостоятельно или нужна поддержка со стороны — пишите weare@spektr.team.